Registro dei titolari effettivi: sanzioni per l’omessa segnalazione in Camera di Commercio delle difformità dei dati, da parte dei soggetti obbligati

di: Dott. Antonio Fortarezza

Dottore commercialista in Milano, direttore complianceantiriciclaggio.it, esperto in determinazioni quantitative nei procedimenti giudiziari e in architetture e gestione di sistemi di pianificazione e controllo nonché in valutazione d’aziende, marchi e quote societarie, docente e relatore nelle materie giuridiche ed economiche, AML Compliance Advisor.
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Il decreto interministeriale 11 marzo 2022, n. 55, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 25 maggio 2022, ha dato piena attuazione alle disposizioni contenute all’art. 21, comma 5, lett. (e-bis del D.lgs. 231/2007, secondo le quali i soggetti obbligati, previsti all’art. 3 del D.lgs. 231/2007, segnalano al Registro dei titolari effettivi eventuali incongruenze rilevate tra le informazioni relative alla titolarità effettiva, consultabili nel predetto Registro e le informazioni, relative alla titolarità effettiva, acquisite in occasione dello svolgimento delle attività di adeguata verifica della clientela.

Queste disposizioni di attuazione prevedono all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022, che tutti i soggetti obbligati accreditati per la consultazione dei dati contenuti nel Registro dei Titolari Effettivi, segnalino tempestivamente alla Camera di commercio territorialmente competente, le eventuali difformità tra le informazioni sulla titolarità effettiva ottenute per effetto della consultazione del registro e quelle acquisite in sede di adeguata verifica della clientela, ai sensi degli articoli 18 e 19 del D.lgs. 231/2007.

Si osserva che le disposizioni contenute all’art. 21, comma 5, lett. (e-bis del D.lgs. 231/2007, sono state introdotte a seguito del recepimento della normativa comunitaria mediante le modifiche apportate al D.lgs. 231/2007 con il D.lgs. 125/2019 in vigore dal 10/11/2019.

Con il D.lgs. 125/2019 infatti, si è data attuazione della direttiva (UE) 2015/849, nonché attuazione della direttiva (UE) 2018/843 che modifica la direttiva (UE) 2015/849 relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario ai fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo.

La sopra richiamata direttiva UE, stabilisce all’art. 30, paragrafo 4, che gli Stati membri sono chiamati a fare in modo che le informazioni contenute nel registro dei titolari effettivi siano adeguate, accurate e attuali e istituiscano meccanismi a tale scopo. Tali meccanismi prescrivono tra l’altro, che i soggetti obbligati e le autorità competenti, nel caso e nella misura in cui tale obbligo non interferisca indebitamente con le funzioni di quest’ultime, segnalino eventuali discrepanze rilevate tra le informazioni relative alla titolarità effettiva disponibili nel registro centrale e le informazioni relative alla titolarità effettiva di cui dispongono.

1)     L’obbligatorietà o meno della consultazione dei dati presso il registro dei titolari effettivi

La consultazione dei dati contenuti nel pubblico Registro dei titolari effettivi da parte dei soggetti obbligati all’adeguata verifica del cliente, non è una attività obbligatoria in generale ma risulta necessaria ed opportuna tutte le volte che la legge prevede un riscontro sui dati e sulle informazioni contenuti nelle dichiarazioni fornite dal cliente ai sensi dell’art. 22 del D.lgs. 231/2007.

Il D.lgs. 231,2007 all’art. 19, comma 1, lettera b), con riferimento al titolare effettivo, richiede il riscontro dei dati acquisiti dal cliente, e quindi anche la consultazione del Registro dei titolari effettivi, nei casi in cui, in relazione a tali dati, sussistano dubbi, incertezze o incongruenze.

Tale mancato riscontro quando necessario, è punito con una sanzione amministrativa che ai sensi dell’art. 56, comma 1 e 2, del D.lgs. 231/2007 è compresa tra un minimo di euro 2.000 euro ed un massimo di 50.000 euro.

In altri termini, si prevede la consultazione dei dati contenuti nel Registro dei titolari effettivi, tutte le volte che il destinatario degli obblighi di adeguata verifica, acquisite le informazioni secondo le modalità previste all’art. 19, comma 1, lettera a) del D.lgs. 231/2007, abbia rispetto a tali dati dei momenti di incertezza, diversamente al di fuori di questi casi il legislatore non lo ritiene necessario, e questo deve essere un precetto fondamentale al fine di evitare generalizzati automatismi nelle attività da svolgere, che invece vedono nell’approccio basato sul rischio, l’unica bussola che ne regoli gli adempimenti.

2)     Obbligo di conservazione delle evidenze contenute nel registro dei titolari effettivi

Si presti inoltre particolare attenzione alle disposizioni contenute all’art. 21, comma 7 del D.lgs. 231/2007, che richiama l’obbligo, nei casi in cui il destinatario dell’adeguata verifica consulti il Registro dei titolari effettivi, di acquisire e conservare per 10 anni ai sensi dell’art. 31 del D.lgs. 231/2007, prova dell’iscrizione del titolare effettivo nei predetti registri ovvero conservare un estratto dei registri idoneo a documentare tale iscrizione, e nei casi in cui ometta di conservare quelle informazioni si rendono applicabili le sanzioni amministrative di omessa conservazione previste all’art. 57 del D.lgs. 231/2007 che vanno da un minimo di euro 2.000 ad un massimo di euro 50.000.

La ratio di tale disposizione, tutt’altro che formale, ha proprio lo scopo di documentare il rigore logico valutativo in ordine alla centralità nel sistema della prevenzione e contrasto del riciclaggio della figura del titolare effettivo.

Naturalmente, nel caso in cui non si effettui la consultazione dei dati contenuti presso il Registro dei titolari effettivi, non vi sarà nessun obbligo di conservazione ai sensi dell’all’art. 31, comma 2, lettera b-bis) del D.lgs. 231/2007.

3)     Sistema di raccordo delle informazioni sui titolari effettivi e interconnessione con i registri degli Stati membri

Nel decreto interministeriale 55/2022 è stato previsto, un meccanismo di raccordo delle informazioni sui dati relativi al titolare effettivo, al fine di monitorare le discordanze dei dati in circolazione, la cui ratio è quella di prevenire e contrastare fenomeni di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo.

Per questo motivo, nei casi sopra richiamati, in capo ai soggetti obbligati all’adeguata verifica, che in sede di accesso e consultazione dei dati presso il Registro dei titolari effettivi rilevino delle incongruenze, vi è un vero e proprio obbligo di interesse generale a segnalare tali anomalie al fine di metterle a disposizione anche in favore degli altri attori del sistema nazionale ed internazionale deputato alla prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo.

Attraverso la segnalazione di difformità dei dati relativi ai titolari effettivi contenute all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022, oltre che naturalmente all’obbligo di segnalazione di operazione sospetta previsto all’art. 35 del D.lgs. 231/2007, il sistema di prevenzione e contrasto trova un ulteriore elemento di collaborazione attiva da parte dei destinatari degli obblighi previsti dal D.lgs. 231/2007 finalizzato a prevenire e contrastare l’uso del sistema economico e finanziario a scopo di riciclaggio e finanziamento del terrorismo come previsto all’art. 2, comma 1 del D.lgs. 231/2007.

Inoltre, per una migliore circolazione dei dati e delle informazioni sui titolari effettivi tra gli Stati membri, con il Regolamento (UE) 2021/369 del 1 marzo 2021 sono state stabilite le specifiche tecniche e le procedure necessarie per interconnettere tutti i dati contenuti nei singoli registri dei vari Stati membri tra di loro mediante il sistema BORIS (Beneficial Ownership Registers Interconnection System) già previsto nella Direttiva (UE) 2015/849.

4)     Segnalazione telematica delle difformità nei dati del titolare effettivo

L’oggetto della segnalazione di difformità sarà ovviamente semplicemente una discrepanza tra i dati del titolare effettivo acquisiti dal soggetto obbligato e quanto risulta nel Registro dei titolari effettivi, pertanto, dovrà avere ad oggetto incongruenze nei seguenti dati:

• nome e cognome;
• luogo e data di nascita;
• residenza anagrafica o domicilio (se diverso dalla residenza);
• cittadinanza;
• codice fiscale;

Naturalmente, ogni elemento tra quelli contenuti nei dati e nelle informazioni che determinati soggetti sono tenuti a comunicare al Registro delle Imprese di cui all’art. 4 del DM 55/2022 e che sia difforme dai dati acquisiti dal soggetto obbligato potrà costituire oggetto di segnalazione di difformità, come ad esempio:

Per le imprese dotate di personalità giuridica:

• Entità della partecipazione nei casi previsti all’art. 20, comma 2, D.lgs. 231/2007;
• Modalità di esercizio del controllo nei casi previsti all’art. 20, comma 3, D.lgs. 231/2007);
• Poteri di rappresentanza nei casi previsti all’art. 20, comma 5, D.lgs. 231/2007);

Potrà anche formare oggetto di segnalazione di difformità alla Camera di Commercio, anche la situazione in cui il soggetto obbligato in sede di consultazione del Registro dei titolari effettivi, non trovi nessun dato, poiché ad esempio la società non li ha comunicati nei termini e secondo le modalità previste nel DM 55/2022.

La segnalazione di difformità andrà effettuata con modalità telematica, presso la sede territorialmente competente della Camera di Commercio in cui si trova la sede legale dell’entità giuridica i cui dati presentano delle incongruenze.

Le indicazioni previste all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022, riguardano le anomalie ed incongruenze esclusivamente di determinati soggetti, e precisamente:

• delle imprese dotate di personalità giuridica (le società a responsabilità limitata, le società per azioni, le società in accomandita per azioni e le società cooperative);
• delle persone giuridiche private (associazioni, le fondazioni e le altre istituzioni di carattere privato che acquistano la personalità giuridica con l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 10 febbraio 2000, n. 361);
• dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti a fini fiscali, nonché degli istituti giuridici affini, stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana.

Nei casi in cui l’anomalia in argomento riguardi i Trust o altri istituti giuridici affini, non stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana, la segnalazione prevista all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022 dovrà essere effettuata presso la sede della Camera di Commercio di Roma.

Non possono formare oggetto di segnalazione ai sensi dell’art. 6, comma 5, del DM 55/2022, le eventuali anomalie riscontrate in occasione dell’adeguata verifica delle imprese individuali, delle società di persone, delle associazioni non riconosciute, dei consorzi (salvo che assumano la forma di impresa dotata di personalità giuridica) e delle Imprese sociali (salvo che assumano la forma di una società o di persona giuridica tenute all’iscrizione), ma in tali casi lo strumento a disposizione dei soggetti obbligati rimane quello di valutare se effettuare una segnalazione ai sensi dell’art. 35 del D.lgs. 231/2007.

Per quanto riguarda la tempistica entro cui effettuare la segnalazione di difformità prevista all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022, il legislatore nazionale ma anche quello comunitario, non prendono correttamente alcuna posizione sui termini, poiché la stessa dovrà essere effettuata tempestivamente, evitando quindi la scelta di introdurre tempistiche giudicabili come perentorie.

Circa la tempestività, ovviamente inserita nell’ambito di una normativa di prevenzione, comprensibilmente è lasciata alla valutazione da parte del soggetto obbligato, che naturalmente non appena avrà svolto le sue analisi, integrato il suo patrimonio informativo e svolte le necessarie valutazioni circa la difformità potrà provvedere alla segnalazione in Camera di Commercio.

5)     Soggetti che possono consultare le segnalazioni di anomalia dei dati relativi al titolare effettivo

La segnalazione di anomalia e difformità relativa alle informazioni sulla titolarità effettiva ottenute per effetto della consultazione del registro e quelle acquisite in sede di adeguata verifica della clientela, ai sensi degli articoli 18 e 19 del D.lgs. 231/2007 effettuate dai soggetti obbligati, non saranno consultabili da tutti i soggetti che possono accedere al Registro dei titolari effettivi.

Infatti, viene chiarito che le segnalazioni di difformità acquisite dal sistema telematico delle Camere di Commercio, potranno essere consultabili unicamente da parte delle autorità di cui all’articolo 21, comma 2, lettere a), b), c) e d), e comma 4, lettere a), b) e c), del D.lgs. 231/2007, e precisamente:

• dal Ministero dell’economia e delle finanze;
• dalle Autorità di vigilanza di settore;
• dall’Unità di informazione finanziaria per l’Italia;
• dalla Direzione investigativa antimafia;
• dalla Guardia di finanza;
• dalla Direzione nazionale antimafia e antiterrorismo;
• dall’autorità giudiziaria;
• dalle autorità preposte al contrasto dell’evasione fiscale;

6)     Anonimato e riservatezza del soggetto che effettua le segnalazioni di difformità dei dati sul titolare effettivo

È stato previsto all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022 che i soggetti che possono acquisire la segnalazione di difformità, garantiscano l’anonimato del soggetto obbligato segnalante ed in tal caso, si renderanno applicabili senza nessuna esclusione le disposizioni previste all’art. 38 del D.lgs. 231/2007 sulla tutela del segnalante, ivi compresa la sanzione per l’indebita violazione dell’anonimato con la reclusione da due a sei anni.

In altri termini i soggetti previsti all’articolo 21, comma 2, lettere a), b), c) e d) del D.lgs. 231/2007, dovranno introdurre o disporre nella loro organizzazione procedure tali da garantire l’anonimato e la riservatezza del soggetto segnalante che ad ogni livello di utilizzo e diffusione del dato deve essere protetto.

Sia chiaro, inoltre, che a seguito delle segnalazioni di anomalia e incongruenza dei dati relativi al titolare effettivo, trasmesse dai soggetti obbligati ai sensi dell’art. 6, comma 5, del DM 55/2022, l’Unità di Informazione Finanziaria, la Guardia di finanza e la Direzione investigativa antimafia possono richiedere ulteriori informazioni al soggetto che ha effettuato la segnalazione ai fini di un migliore approfondimento ed analisi dei dati.

7)     Le segnalazioni di difformità delle Pubbliche Amministrazioni

Le Pubbliche Amministrazioni individuate all’art. 10 del D.lgs.231/2007, all’interno del sistema della prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, hanno un ruolo di primaria importanza soprattutto nell’ambito dei seguenti procedimenti e procedure:

• procedimenti finalizzati all’adozione di provvedimenti di autorizzazione o concessione;
• procedure di scelta del contraente per l’affidamento di lavori, forniture e servizi secondo le disposizioni di cui al codice dei contratti pubblici;
• procedimenti di concessione ed erogazione di sovvenzioni, contributi, sussidi, ausili finanziari, nonché attribuzioni di vantaggi economici di qualunque genere a persone fisiche ed enti pubblici e privati.

Inoltre, sempre le Pubbliche Amministrazioni, al fine di consentire lo svolgimento di analisi finanziarie mirate a far emergere fenomeni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, sono obbligate a comunicare all’Unità di Informazione Finanziaria dati e informazioni concernenti le operazioni sospette di cui vengano a conoscenza nell’esercizio della propria attività istituzionale ai sensi dell’art. 10, comma 4 del D.lgs. 231/2007.

Moltissime Pubbliche Amministrazioni, anche a seguito del parere ANAC del 24/05/2021, nell’ambito dei propri regolamenti e procedure hanno previsto l’obbligatorietà da parte dei loro contraenti, che ad esempio stipulano contratti di appalto, che ricevono autorizzazioni o concessioni, finanziamenti o altre erogazioni, di una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 contenente i dati del titolare effettivo.

Inoltre, negli indicatori di anomalia per la segnalazione delle operazioni sospette da parte delle Pubbliche Amministrazioni, di cui al provvedimento dell’Unità di Informazione Finanziaria del 23/04/2028 in Gazzetta Ufficiale del 19/11/2018, i segnali di attenzione concernenti il titolare effettivo occupano uno spazio tra gli indici di anomalia pari al 40% risultando l’argomento maggiormente strategico da analizzare nel processo valutativo.

In tale contesto è evidente che le Pubbliche Amministrazioni si troveranno, per i doveri inderogabili del proprio ufficio, a dover procedere nella consultazione dei dati contenuti nel registro dei titolari effettivi, al fine di verificare e riscontrare la correttezza delle dichiarazioni sul titolare effettivo rilasciate dai propri contraenti ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

Giova ricordare che, in tali attività d’ufficio da parte della Pubblica Amministrazione, ai sensi dell’art. 76 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, nei casi di dichiarazioni mendaci, si applicano le disposizioni previste articolo 495 Codice penale che prevedono la reclusione da uno a sei anni e quindi il pubblico funzionario in tali casi dovrà inoltrare la denuncia all’Autorità Giudiziaria.

Nei casi in cui le Pubbliche Amministrazioni individuate all’art. 10 del D.lgs.231/2007, rilevino delle difformità tra le dichiarazioni ricevute dai propri contraenti e i dati contenuti nel Registro dei titolari effettivi, pur non essendo richiamate all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022 hanno sempre l’obbligo, al fine di consentire lo svolgimento di analisi finanziarie mirate a far emergere fenomeni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, di comunicare all’Unità di Informazione Finanziaria le difformità nei dati e informazioni concernenti il titolare effettivo ai sensi dell’art. 10, comma 4 del D.lgs. 231/2007.

Si ricorda che anche se la Pubblica Amministrazione abbia effettuato la denuncia all’Autorità Giudiziaria, ad esempio nei casi di dichiarazioni mendaci ai sensi dell’art. 76 del DPR 445/2000, la comunicazione all’Unità di Informazione Finanziaria ai sensi dell’art. 10, comma 4 del D.lgs. 231/2007 andrà comunque effettuata in quanto la stessa è un atto distinto dalla denuncia di fatti penalmente rilevanti come previsto all’art. 1, comma 6 del provvedimento dell’Unità di Informazione Finanziaria del 23/04/2028 in Gazzetta Ufficiale del 19/11/2018.

8)     Sanzioni relative all’omessa segnalazione di difformità dei dati del titolare effettivo

Per quanto riguarda la sanzione del soggetto obbligato che omette di segnalare alla Camera di Commercio le difformità tra le informazioni sulla titolarità effettiva ottenute per effetto della consultazione del registro e quelle acquisite in sede di adeguata verifica della clientela, ai sensi degli articoli 18 e 19 del D.lgs. 231/2007, il DM 55/2022 non prevede nessuna sanzione, lasciando intendere che in tali casi non vi siano sanzioni per l’autore di tali violazioni.

In realtà, è vero che non viene autonomamente sanzionata l’omessa segnalazione in argomento, ma è altrettanto vero che tale condotta riverserà i propri effetti sanzionatori nell’ambito delle attività che i soggetti obbligati sono chiamati a svolgere in occasione degli adempimenti relativi all’adeguata verifica previsti agli articoli 18 e 19 del D.lgs. 231/2007.

Sia chiaro che l’argomento riguarda il soggetto che a seguito della consultazione dei dati contenuti nel Registro dei titolari effettivi abbia rilevato delle discordanze e che oltre a non aver effettuato la segnalazione di anomalia alla Camera di Commercio, non abbia neanche intrapreso determinate azioni nell’ambito degli obblighi di adeguata verifica.

Le casistiche in cui, il soggetto obbligato risulti destinatario di una sanzione amministrativa, sono tutte quelle in cui a seguito del rilievo di anomalia ed incongruenza i processi di riscontro dei dati relativi al titolare effettivo previsti all’art. 19, comma 1, lett. b) del D.lgs. 231/2007, siano essi legati alla fase di adeguata verifica in occasione del conferimento dell’incarico ovvero successivamente in occasione del controllo costante, non si siano completati, integrandosi in tal caso la violazione legata all’obbligo di astensione previsto all’art. 42 del D.lgs. 231/2007.

È la situazione, ad esempio, di un soggetto che avendo provveduto all’identificazione del titolare effettivo mediante dichiarazione resa dal cliente, ed avendo la necessità prevista all’art. 19, comma 1, lettera b) del D.lgs. 231/2007 di effettuare la consultazione nel pubblico Registro dei titolari effettivi, in esso si accorga di incongruenze. In tal caso il processo di adeguata verifica previsto agli articoli 18 e 19 del D.lgs. 231/2007 non si è completato e di conseguenza la prestazione professionale o l’operazione non potrà essere eseguita o continuata.

Infatti, l’art. 42 del D.lgs. 231/2007 stabilisce che i soggetti obbligati che si trovano nell’impossibilità oggettiva di effettuare l’adeguata verifica della clientela, ai sensi delle disposizioni di cui all’articolo 19, comma 1, lettere a), b) e c), si astengono dall’instaurare, eseguire ovvero proseguire il rapporto, la prestazione professionale e le operazioni e valutano se effettuare una segnalazione di operazione sospetta alla UIF a norma dell’articolo 35.

In altri termini, la condotta del soggetto obbligato di omessa segnalazione alla Camera di Commercio delle difformità relative ai dati del titolare effettivo, sarà punibile tutte le volte in cui l’autore di tale comportamento abbia anche violato l’obbligo di astensione previsto all’art. 42, comma 1) del D.lgs. 231/2007, ad eccezione dei casi in cui il professionista abbia ricevuto un incarico di esaminare la posizione giuridica del cliente o di espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza del cliente in un procedimento innanzi a un’autorità giudiziaria o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull’eventualità di intentarlo o evitarlo che è previsto all’art. 42, comma 3 del D.lgs. 231/2007.

I tali casi si rendono applicabili le sanzioni amministrative previste all’art. 56 che disciplina l’inosservanza dell’obbligo di astensione, nei casi in cui il soggetto obbligato pur avendo rilevato a seguito della consultazione dei dati presso il Registro dei titolari effettivi delle discordanze ed anomalie e non avendo effettuato la segnalazione prevista all’art. 6, comma 5, del DM 55/2022, compia l’operazione o esegua la prestazione professionale.

Per quanto indicato ed alle condizioni di cui sopra, per l’autore di tali condotte, la sanzione amministrativa ai sensi dell’art. 56, comma 3 del D.lgs. 231/2007 è compresa tra un minimo di euro 2.000 euro ed un massimo di 50.000 euro.

Diversamente, il soggetto obbligato che ha omesso di effettuare la segnalazione di difformità alla Camera di Commercio, ma non abbia anche violato le disposizioni sull’obbligo di astensione previsto all’art. 42 del D.lgs. 231/2007 si troverà unicamente nella situazione di dover valutare se effettuare una segnalazione di operazione sospetta all’Unità di Informazione Finanziaria a norma dell’articolo 35 del D.lgs. 231/2007.