Conservazione digitale antiriciclaggio

Di: Antonio Fortarezza

Non si riesce mai a capire se i professionisti possano guardare il bicchiere mezzo pieno o mezzo vuoto, ma di sicuro, gli scenari e l’evoluzione delle caratteristiche e modalità di esercizio delle professioni sono cambiati ed impongono delle importanti riflessioni.

Se guardiamo al futuro, essendo lo stesso incerto spesso accusiamo un senso di disagio, ma se guardiamo al passato ci accorgiamo che quello che è stato, ma più sarà.
Lo sviluppo di nuove tecnologie, e tra queste la conservazione digitale oltre che tutto il comparto della digitalizzazione del sistema, da molti anni ha occupato importanti spazi di dialogo e di confronto, e di ciò si ringrazia quei pionieri, tra cui moltissimi colleghi, che molti anni fa, mentre tutti erano in una galleria buia, con coraggio ed energia, si impegnavano per farci vedere una piccola lucina, e che oggi abbiamo di fronte.

Organizzazione antiriciclaggio dello studio e utilizzo della conservazione digitale

La normativa antiriciclaggio, che prevede sia un livello organizzativo dello studio, che di procedure delle varie fasi della conoscenza del cliente, ha messo a dura prova l’intera organizzazione degli studi professionali, ed è questo almeno a parere di chi scrive il vero punto debole da risolvere.
Si certo, poi ci sono le sanzioni antiriciclaggio, che sono alte o basse, o sanzioni giuste o ingiuste, tutto vero e assolutamente condivisibile, ma resta il fatto che gli studi professionali devono comunque fare i conti con la propria organizzazione per rendere prestazioni di grande qualità, ed in questo caso la sanzione antiriciclaggio non entra in gioco, ma entra in gioco la continuità dello studio professionale che oggi più che mai è chiamato ad affrontare grandi sfide di specializzazione e competitività mai viste prima.

Conservazione digitale antiriciclaggio dei dati ed efficacia dei processi documentali

[alert color=”white”]Se ci pensiamo bene, lo svolgimento dell’attività professionale di Commercialisti, Avvocati, Notai e Consulenti del Lavoro, prevede già per le caratteristiche della prestazione da rendere al cliente, l’acquisizione di informazioni e dati e tra questi moltissimi richiesti anche dalla normativa antiriciclaggio.
Ma allora se queste informazioni già le acquisiamo per le caratteristiche e la natura dell’incarico che si riceve dal cliente, altro non si deve fare che organizzare le informazioni, e qui la conservazione digitale antiriciclaggio rappresenta un importante strumento per rendere efficiente l’intero processo.
E quando si parla di efficienza dei processi, non si discute di aria fritta, poichè si parla di abbattimento dei costi di produzione e quindi di aumento della marginalità. [/alert]

Conservazione digitale antiriciclaggio nulla di nuovo

Con l’abolizione del registro antiriciclaggio, che entrerà in vigore in esito alla prossima revisione del D.Lgs. 231/2007, viene eliminato il supporto ma non certamente l’obbligo di acquisire dati e informazioni, ed è cambiato unicamente la modalità con cui tali informazioni dovranno essere conservate per 10 anni.
La conservazione digitale antiriciclaggio diventa per guardare al futuro, il vero strumento per la conservazione dei dati e delle informazioni relative alla prestazione professionale e quindi per rispettare gli obblighi antiriciclaggio.

Basta solo guardare le nuove disposizioni sull’obbligo della conservazione antiriciclaggio, per rendersi conto, che la conservazione digitale antiriciclaggio, appare come lo strumento più adatto per assicurare la conformità normativa al precetto di legge.
Ovviamente quando si parla di conservazione digitale antiriciclaggio la normativa di riferimento è quella già prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 aggiornato con le modifiche apportate dal Decreto Legislativo n. 179/2016) e dal Regolamento “eIDAS” n.910/2014, oltre che dalle correlate disposizioni in materia.

In realtà, nulla di nuovo, poichè già con la normativa attualmente vigente, il fascicolo antiriciclaggio del cliente poteva essere tenuto secondo le regole della conservazione digitale, con enormi vantaggi in termini di praticità dell’ archiviazione oltre che di ricerca e consultabilità delle informazioni anche in occasione dei controlli e delle ispezioni antiriciclaggio della Guardia di Finanza.

Nuove regole di conservazione antiriciclaggio dei dati

Con il nuovo obbligo di conservazione antiriciclaggio, il professionista, conserva copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.
La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:

1. la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
2. i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
3. la data, l’importo e la causale dell’operazione;
4. i mezzi di pagamento

Conservazione digitale antiriciclaggio per garantire dati e informazioni

Nel merito delle novità in arrivo, la conservazione digitale antiriciclaggio, e le relative regole di amministrazione sopra individuate, appaiono come l’unico strumento, ovviamente da adattare alle specifiche dimensioni dei vari destinatari, con cui prevenire la perdita dei dati e delle informazioni, garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente, nonché fornire indicazioni esplicite dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi conservati.

Inoltre, non si comprende come se non con la conservazione digitale antiriciclaggio, si riuscirebbe ad assicurare al destinatario degli obblighi:

1. l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità;
2. la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data. È considerata tempestiva l’acquisizione conclusa entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico per lo svolgimento della prestazione professionale, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
3. l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
4. la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi

A questo punto, quando le nuove disposizioni saranno pienamente efficaci, potremmo dire che il registro antiriciclaggio è stato abolito e fare i conti con le nuove regole di conservazione, che come visto sopra con la conservazione digitale antiriciclaggio, potranno essere rispettate.
Una riflessione per concludere è quella che fino ad oggi, in tutti i sistemi gestionali a mezzo di strumenti software, con l’aggiunta nelle anagrafiche dei clienti soltanto dei dati relativi ai documenti d’identità, potevamo utilizzare gli stessi per aggiornare il registro antiriciclaggio tenuto con l’archivio informatico, da domani in avanti potrebbe diventare più complicato.