Aiuto! Mi hanno nominato responsabile antiriciclaggio in studio. Cosa devo fare?

Di: Cesare Montagna – Redazione Veda

Con tutte le complessità che la legge antiriciclaggio si porta dietro, i professionisti, ed in particolare i Dottori Commercialisti e gli Avvocati, hanno intrapreso da anni la strada dell’organizzazione nei propri studi per renderli conformi al sistema della prevenzione in argomento, anche perchè dal 2006 sono trascorsi molti anni.
In tema di organizzazione la legge antiriciclaggio è molto chiara, poiché stabilisce che all’interno dello studio professionale, devono essere adottate una serie di misure e procedure per gestire il rischio di riciclaggio, proporzionate alle dimensioni dello studio, e quindi all’aumentare della complessità della struttura, dovranno essere adottate procedure adeguate.

La normativa in materia di antiriciclaggio, essendo una legge per gestire un rischio, è costruita su una serie ben precisa di attività da svolgere, il cui scopo è proprio quello di intercettare e impedire che nell’ambito di una prestazione professionale, il professionista, venga coinvolto a sua insaputa, in una operazione o in una transazione finanziaria in cui vi siano proventi derivanti da una attività criminosa, che comprende anche la frode fiscale.
Il chiarimento dell’abuso dei servizi professionali del professionista, per questa normativa è necessario, poichè al di fuori di tali casi, vi sarebbero altri problemi, legati al concorso o al favoreggiamento delle condotte del cliente.

Poiché, questo è il principio ispiratore della normativa antiriciclaggio, la stessa, si fonda sulle seguenti macro aree:

1. Formazione e aggiornamento
2. Adeguata verifica
3. Segnalazione di operazioni sospette

La formazione obbligatoria all’interno dello Studio, deve ritenersi elemento essenziale per la gestione del rischio di riciclaggio, e quindi, programmare periodici incontri formativi, di sicuro aiutano il professionista a ridurre il rischio che questa norma vuole che venga gestito.
Infatti, l’impegno delle Autorità Competenti, è proprio quello di divulgare periodicamente schemi di anomalia o tecniche per riconoscere attività potenzialmente a rischio di riciclaggio, che devono essere conosciute da tutti i componenti dello Studio professionale.
A molti, l’aspetto della formazione antiriciclaggio, potrebbe apparire inutile, mentre invece a livello internazionale, questo è il primo pilastro su cui costruire il presidio antiriciclaggio nel proprio studio professionale.

Oltre alla formazione, la normativa prevede una serie di attività che hanno lo scopo di “conoscere il cliente e la sua operatività”.
Ci si riferisce principalmente ai tre istituti richiesti dalla norma, ovvero: l’adeguata verifica del cliente o costumer due diligence (CDD), la registrazione dei rapporti e delle operazioni effettuate con il cliente con relativa conservazione dei documenti di supporto ed infine l’importante obbligo dell’eventuale segnalazione di operazioni sospette.

COME ORGANIZZARE L’ADEGUATA VERIFICA ANTIRICICLAGGIO?

Prima di tutto, la scelta per un professionista di individuare, delegare e formalizzare all’interno dello studio, una figura che sia incaricata di dare attuazione al regime di conformità antiriciclaggio è la migliore strada percorribile.
Sarà opportuno però che alla stessa venga consentita la possibilità di aggiornarsi sull’evolversi della materia magari attraverso corsi di formazione ed aggiornamento.

Non vi è un obbligo preciso sul come organizzare questo lavoro all’interno dello studio, dunque quando si viene investiti di questa attività può facilmente accadere che non tutto sia chiaro dal primo momento, un veloce prontuario può dunque risultare utile.

Bisogna stare attenti a non incappare in un errore molto comune, ovvero quello di credere che, una volta istituito il registro dei clienti e registrato i dati, ogni adempimento sia compiuto.
Non è così, perché la norma vuole che il professionista svolga l’adeguata verifica per tutto il tempo in cui lo stesso renda una prestazione professionale al cliente.

Sarà dunque consigliato che innanzi ad ogni cliente si valuti opportunamente il rischio ad esso associato, si decida di conoscerlo adeguatamente e si formalizzino tutte quelle procedure necessarie e previste dalla legge.

Un punto sul quale è bene prestare una certa cura, anche per via dell’attenzione ad esso assegnato dagli organi di controllo preposti, è senza dubbio l’identificazione del cliente e del titolare effettivo, poiché in caso di violazioni sono previste pesantissime sanzioni di natura penale.
Dobbiamo ricordare che la legge antiriciclaggio è costruita sull’ identificazione fatta in presenza del cliente, evidenziando che in tutti gli altri casi vi possano essere dei rischi.
Il D.Lgs. 231/07 prevede anche l’obbligo di conservazione dei documenti, che è previsto per un periodo non inferiore ai dieci anni dal termine del rapporto continuativo o della prestazione professionale. La conservazione per un periodo non inferiore ai dieci anni deve valere inoltre anche per tutte le operazioni di importo pari o superiori ai 15.000 euro e questo a prescindere dal fatto che si tratti di un’operazione unica o frazionata.

Particolare attenzione inoltre deve essere predisposta alle tempistiche di attuazione.
L’idea che queste procedure siano delle fastidiose operazioni burocratiche può facilmente portare alla tentazione di sottovalutarle con conseguente rimando nel tempo delle operazioni stesse.
Attenzione, perché la disciplina è molto attenta ai tempi di registrazione ed archiviazione, e richiede una certa tempestività che non può andare oltre il trentesimo giorno rispettivamente dall’accettazione dell’incarico professionale, dall’eventuale conoscenza di nuove informazioni o dalla cessazione del rapporto con il cliente.

Dunque appare chiaro che la gestione all’interno dello studio degli adempimenti ai fini delle normative vigenti sull’antiriciclaggio sia un percorso meno scontato di quanto si possa immaginare comunemente.
Il rischio, sempre dietro l’angolo, è quello di sottovalutare la portata e l’importanza di queste prassi e di dover poi a posteriori preoccuparsi delle conseguenze.
Risulta pertanto fondamentale riuscire ad individuare all’interno dello studio, in particolar modo negli studi maggiormente strutturati, una o più figure professionali il cui compito dev’essere quello di restare continuamente aggiornati sulla materia, si direbbe “stare sul pezzo”, e mettere in pratica tutto il necessario affinché lo studio sia in piena norma.

Possedere una documentazione accurata, che all’apparenza può sembrare un appesantimento dei lavori all’interno dello studio, in realtà può essere di estremo aiuto nel momento in cui si può essere chiamati a giustificarsi per un’eventuale omessa segnalazione di operazione sospetta, anche perché trattandosi di un processo valutativo soggettivo, presentare dei carteggi accurati aiuta in caso di controllo a valutare la posizione del professionista.